Geld her! Forderungen anmahnen – aber wie?

Für viele Selbstständige ist das Thema „Mahnen“ ein schwieriges. Denn natürlich möchte man einerseits das Geld für die erbrachte Leistung auch im Geldbeutel haben – andererseits soll natürlich ein potentieller künftiger Auftraggeber (bestehender Kunde) nicht verärgert werden.

Dabei sollte man sich nicht unbedingt von „Verlustängsten“ leiten lassen, denn ein pünktliches und verbindliches Mahnwesen zeigt auch immer von einer guten kaufmännischen Organisation. Das Signal, dass man „seinen Laden im Griff“ hat, ist auch für Geschäftspartner ein gutes Zeichen.

Was aber muss ich machen, wenn ich nun ausstehende Zahlungen anmahnen möchte, was muss in den einzelnen Schreiben stehen, wie viele Schreiben müssen es sein? – hier gibt es viele unterschiedliche Ansichten und Umsetzungen, daher hier mal ein paar Informationen zum Thema.

„Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ – was ist korrekt?

Man kann hier beide Begriffe verwenden. Wichtig ist aber, dass man nicht beide Begriffe im gleichen Schreiben wechselweise verwendet, denn damit muss nach der Rechtsprechung der Empfänger des Schreibens nicht unbedingt wissen, was man nun von ihm möchte.

Der Ton des Schreibens sollte höflich und bestimmt aber eindeutig formuliert sein.

Was bringt eine Mahnung und muss sie überhaupt sein?

Wie immer im Leben kommt es drauf an: wurden die Zahlungsbedingungen in einem Vertrag oder durch die Rechnungen dem Kunden eindeutig mitgeteilt, entsteht nach Ablauf der dort genannten Frist nein Verzug. Gesetzlich tritt 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein Zahlungsverzug ein. Bei Verbrauchern nur dann, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf die Fälligkeit hingewiesen wurde.

Persönlich würde ich bei Zahlungsverzögerungen den Kunden eine Zahlungserinnerung schicken – die meisten Fälle lassen sich ohne weitere externe Kosten so klären.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist grundsätzlich die Fälligstellung der offenen Forderungen. Mit diesem Schreiben den Kunden angezeigt, dass er sich mit der Zahlung in Verzug befindet.

Mit der Feststellung und der Anzeige, dass ein Zahlungsverzug besteht, können weitere Kosten wie Rechtsanwalts oder Inkassokosten beim Kunden in Rechnung gestellt werden.

Was für eine Form muss ich beachten?

Die Mahnung unterliegt keiner bestimmten Form – theoretisch kann sie auch mündlich erfolgen. Beweisen lässt sie sich dann allerdings schwierig.

Wie oft „muss“ man mahnen?

In der Geschäftspraxis haben sich heute 2-3 Mahnungen eingebürgert – natürlich muss man bei den Zeitabständen dem Kunden auch die Möglichkeit geben, eine Überweisung in banküblicher Geschwindigkeit zu tätigen. Im Normalfall beginnt die Frist bei sieben Tagen, ich persönlich setze die Frist auf 14 Tage. Hierzu gibt es allerdings keine Vorgaben, außer dass das Datum für den angemahnten auch erfüllbar sein muss.

Grundsätzlich kann man auch öfter malen – hier sollte man sich allerdings verdeutlichen, dass man sich damit selbst unglaubwürdig macht.

Was muss unbedingt in einer Mahnung stehen?

Man sollte eine eindeutige Überschrift/Betreff wählen. Also zum Beispiel „1. Mahnung oder Zahlungserinnerung“.

Im Schreiben sollte eindeutig drinstehen um welche Rechnung (genaue Bezeichnung, Rechnungsdatum oder Ähnliches) es sich handelt, die Betragshöhe und ein Datum bis wann die Rückzahlung erfolgen soll (Fristsetzung).

Wie Sie das sprachlich Ausformulieren, bleibt Ihnen überlassen. Der Ton sollte höflich und respektvoll sein, ab der zweiten Mahnung sollte er jedoch keinen Zweifel hinterlassen, dass sie bereit sind weitere Schritte zu unternehmen – und das gegebenenfalls weitere Kosten auf den Kunden zukommen.

Ab wann kann ich Zinsen und Mahngebühren erheben?

Ihre eigenen Mahnkosten können Sie dem Kunden in Rechnung stellen, wenn er sich in Zahlungsverzug befindet. Das kann je nach Vertrags-oder Rechnungsgestaltung schon bei der ersten Mahnung der Fall sein, auf jeden Fall besteht der Zahlungsverzug ab der zweiten Mahnung. Hier können Pauschalen bis zu fünf Euro je Schreiben in Rechnung gestellt werden, ebenso Verzugszinsen. Die Verzugszinsen sind gesetzlich festgelegt, sie dürfen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz sein (bei Privatkunden), bei gewerblichen Kunden können sie gar 9 % über dem Basiszinssatz aufschlagen.

Wichtig ist

dass sie angekündigte Schritte und Fristen nicht tatenlos verstreichen lassen, der Schuldner muss merken, dass sie es ernst meinen und er auch tatsächlich mit Konsequenzen zu rechnen hat.

Was passiert, wenn die Mahnungen keinen Erfolg haben?

Da sie gewöhnlich Besseres zu tun haben, als ihrem Kind Geld hinterher zu laufen, sollten Sie hier einen Spezialisten hinzuziehen – einen Rechtsanwalt oder ein Inkassounternehmen.

Denn sollte es beispielsweise zu einer Ratensvereinbarung kommen, überwacht diese ihr Dienstleister. Auch die weiteren gerichtlichen Schritte leitet dieser auf ihren Wunsch hin ein.

Das kostet zwar eine Gebühr – diese können Sie aber ihrem Schuldner in Rechnung stellen.

Sollte die Beitreibung nichts einbringen halten sich die Gebühren der Dienstleister im Normalfall in Grenzen.

Man sollte sich jedoch unbedingt im Vorfeld anschauen, wie genau die Bedingungen sind.

Es gibt aber viele seriöse Anbieter, die man einschalten kann.